Големина на текста:
Системите за управление на документите – с нарастващо значение в информационната
среда
При повишаващата се значимост на ИТ във всички сфери на обществената дейност управлението на
жизнения цикъл на информацията (ILM) се очертава като приоритетно направление за развитие на
корпоративната ИТ инфраструктура
Според дефиницията на IDC, системите за управление на документите осигуряват процесите на
създаване, управление на достъпа и разпространение на големи обеми документи в компютърни
мрежи, а също така осигуряват контрол върху документопотока в организацията. През последните
години изискванията към този тип информационни решения, по отношение на възможностите за
разпространение на документите, тяхната достъпност и удобство при съвместната работа растат
експоненциално. Ежедневно се създават ценни информационни материали, които трябва да бъдат
разпространени сред различни професионални или обществени групи. С нарастването на обемите
от информация за потребителите е жизнено важно бързо и навреме да намират необходимите
данни, съхранени в различни източници.
По данни на IDC, сътрудниците от информационните отдели губят около една четвърт от работното
си време в търсене на информация и също толкова за нейния анализ. Ето защо са необходими
ефективни средства за търсене на данни в множество източници. От съществено значение са също
достъпността на данните и възможността информацията да се съхранява в съответствие с
потребностите на организацията. Заради всичко изброено все по-често се говори не за «управление
на документите», а за «управление на съдържанието».
Класификация
Според Gartner съществуват 6 основни компонента на решенията за управление на съдържанието
(ECM):
Document Management - управление на документите - компонент, осигуряващ
съхранение, извличане и използване на документите, контрол на версиите, сигурност,
библиотечни услуги;
Web Content Management - управление на web съдържанието - компонент осигуряващ на
управлението на динамично обновяемо съдържание и взаимодействието с потребителите на
корпоративните интранет/Интернет сайтове;
Records Management - управление на записите - осигурява дългосрочно съхранение на
официални документи, автоматизация на работата с корпоративни архиви, съвместимост с
изискванията на законодателството в съответната сфера;
Imaging - сканиране и разпознаване - осигурява привеждането на хартиени документи в
електронен вид, чрез технологии за сканиране и разпознаване;
Collaboration - информационно осигуряване на съвместната работа с документи;
Workflow - поддръжка на бизнес процесите свързани с обработка на документи,
маршрутизиране на съдържанието, възлагане на задачи и контрол на тяхното изпълнение.
В пазара на системи за управление на съдържанието водещи позиции печелят именно
доставчиците, които предлагат и шестте изброени компонента като вградена функционалност на
един продукт, осигурявайки при това високо ниво на скалируемост за изградените решения, считат
аналитиците на Gartner.
Перспективи
И така, термини като „електронен документооборот" или „управление на документите" вече
отразяват само част от задачите на модерните системи за управление на съдържанието (ECM), към
които се стремят потребителите. Прогнозата на Forrester е, че през 2008 г. продажбите на този клас
продукти ще отбележат 19% ръст, достигайки стойността $3,9 млрд. Подобни са и данните на IDC.
Според аналитиците, аргументите в полза на нарастващата значимост на ECM сегмента са следните:
анализът на потребностите на корпоративните ИТ потребители води до извода, че ръстът в
областта на прилагането на информационни и комуникационни технолигии в голяма степен ще
бъде обусловен от необходимостта да се обработва неструктурирана информация;
заради всеобхватния характер на задачите за управление на неструктурирана информация
ECM системите се превръщат във важен компонент на ИТ инфраструктурата;
при повишаващата се значимост на ИТ във всички сфери на обществената дейност и
засилване на законодателните изисквания, управлението на жизнения цикъл на информацията
(ILM) се очертава като приоритетно направление за развитие на корпоративната ИТ
инфраструктура.
Накрая, но не на последно място, прогнозите за ускорено развитие на ECM пазара са обосновани от
потенциала на този тип решения от гледна точка на възвръщаемост на инвестициите.
Ефект от внедряването
С внедряването на съвременна система за управление на документите, съдържанието, съвместната
работа и бизнес процесите, свързани с обработката на документи организациите получават два
типа предимства: тактически и стратегически.
Тактическите са свързани основно със съкращаване на разходите. Може да бъде измерен техният
паричен еквивалент като се изчисли колко шкафове за съхранение на документи се елиминират,
колко пространство се освобождава и т.н. Сред предимствата от този тип са:
освобождаване на помещения
редуциране на разходи за копиране
намаляване на разходи за доставка на информацията на хартиен носител
повишаване на производителността - по бързо изпълнение на задачите, увеличаване на
общия брой изпълнени задачи и т.н.
Представа за потенциалната възвръщаемост от инвестициите в ECM система дават следните данни
от проучване на Siemens Business Services:
30% от времето на различни работни групи се губи за търсене и съгласуване на документи;
6% от документите се губят;
Всеки вътрешен за организацията документ се копира средно по 20 пъти
Цената на електронен архив е с 80% по-ниска отколкото съхранението на документите в
хартиен вид.
Според анализ проведен от експертна група към правителството на Германия, 73% от услугите
предоставяни от държавните ведомства са свързани с процедури по обработката на различни
заявления и с предоставяне на информация. Тези дейности са свързани с попълването на
многобройни документи. На този фон, задачата за избора на адекватно решение, осигуряващо
ефективното управление на документите и взаимоотношенията между различните структури е
актуална за голям брой организации от централната и местната администрация
Изборът
Критериите за оценка на достъпните решения винаги са индивидуални, но за държавните
организации особено важно е системата да осигурява съответствие с приетата в администрацията
методология и практика за управление на документи и развити средства за маршрутизация на
документите.
Сред задължителни направления за анализ на алтернативните системи експертите посочват
функционалността на системата и съществуващата ИТ инфраструктура в организацията.
При сравняване на функционалността на предлаганите решения, анализът трябва да се фокусира
върху функции, които са необходими в организацията. За целите на оценяването, тези функции
следва да бъдат подредени по важност, по цена и по срокове от време, в което трябва да бъдат
реализирани.
Огромно значение при избора на платформа за автоматизация имат и съображенията, свързани със
съществуващата ИТ инфраструктура. Изборът на система, която трудно би била интегрирана с
наличните информационни системи или дублира съществена част от техните функции не
съответства на добрите практики.
Впрочем каквито и да са предимствата на една или друга система, те могат да се проявят само в
процеса на нейното използване. Фактът, че хората отдавна работят с документи на хартия и им е
трудно да се откажат от този навик е субективен фактор, който може да се окаже сериозна пречка
пред успешното внедряване на ECM система, защото ако тя не се ползва активно от повечето
служители няма да се постигне желаното подобряване на ефективността.
На стр.69-70 представяме 15 системи за управление на документите и бизнес процесите, свързани с
тяхната обработка. Те не изчерпват всички възможности за избор, достъпни за потребителите у нас,
а само тези, за които разполагаме с актуална информация.
(11 януари 2008)

Това е само предварителен преглед

За да разгледате всички страници от този документ натиснете тук.

Системите за управление на документите

Системите за управление на документите – с нарастващо значение в информационната среда При повишаващата се значимост на ИТ във всички сфери на обществената дейност управлението на жизнения цикъл на информацията (ILM) се очертава като приоритетно на...
Изпратен от:
sshenkata
на 2009-05-23
Добавен в:
Доклади
по Информатика, ИТ
Статистика:
66 сваляния
виж още
 
Домашни по темата на материала
Сравнение на характеристиките на две операционни системи
добавена от lorilain 23.07.2012
1
26
Подобни материали
 

Лекционен курс “Езици и среди за програмиране в Интернет”

02 дек 2006
·
622
·
73
·
9,932
·
297
·
3

Ще разгледаме една реална информационна система, поддържаща online търговия с книги - системата позволява на потребителите: Да разглеждат електронен online каталог на книгите. Да разглеждат списък с най-търсените книги – този списък се актуализира...
 

Методология на търсене на информация в интернет

17 мар 2008
·
369
·
13
·
3,220
·
306

Във времената, когато информацията се е превърнала в един от основните производствени фактори наред с земята, труда, капитала и мениджмънта, процеса на нейното намиране и пълноценно използване все още не е напълно изяснен...
 

Системи с база от данни

21 апр 2009
·
273
·
33
·
8,226
·
337
·
4

Създаването на база от данни започва със събиране и анализ на данните за предметната област. Работата по проектиране на база от данни и нейната експлоатация може да бъде разделена на три различни нива...
 

Структуриран тип данни масив

17 мар 2006
·
528
·
3
·
289
·
103

Същност..Деклариране на данните тип масив..Описание в раздела за деклариране на променливите..
 

Бази данни

15 апр 2006
·
2,797
·
8
·
708
·
377
·
2

КОНСПЕКТ по "Бази от данни" за студенти от II курс, СУ - Стопански факултет
1 2 3 4 5 » 11
 
Онлайн тестове по Информатика, ИТ
Периферни устройства
входен тест по Информатика, ИТ за Ученици от 11 клас
Тестът е подходящ за входно ниво по "Периферни устройства", ЗПП, XI клас. Всеки въпрос има само един верен отговор.
(Лесен)
10
6
1
2 мин
14.08.2019
Информационни технологии
междинен тест по Информатика, ИТ за Ученици от 8 клас
Тест за установяване на междинни знания на учениците, съобразен с новата учебна програма.
(Труден)
15
9
1
2 мин
15.11.2019
» виж всички онлайн тестове по информатика, ит

Системите за управление на документите

Материал № 343479, от 23 май 2009
Свален: 66 пъти
Прегледан: 61 пъти
Качен от:
Предмет: Информатика, ИТ
Тип: Доклад
Брой страници: 2
Брой думи: 655
Брой символи: 6,334

Потърси помощ за своята домашна:

Имаш домашна за "Системите за управление на документите"?
Намери бързо решение, с помощтта на потребители на Pomagalo.com:

Намери частен учител

Ирина Стойкова
преподава по Информатика, ИТ
в град Варна
с опит от  21 години
11 2,240 253

Мартин Димитров
преподава по Информатика, ИТ
в град София
с опит от  9 години
1 252 253

виж още преподаватели...
Последно видяха материала
Сродни търсения