РЕФЕРАТ
На тема: Стандарти при писмени комуникации-
доклад, докладна, обяснителна записка, отчет,
справка
Докладът съдържа подробно писмено изложение на длъжностното
лице до ръководителя на стопанската организация във връзка с изпълнение
на поставената му задача – констатации, заповеди и препоръки. Доклади се
използват във всяка област на администрацията и могат да обявяват,
обясняват или препоръчват политика.
Докладът е систематизиране и обективно представяне на фактическа
информация и предложения, които служат за делова цел. Разработва се на
основа на достоверна информация и стремежът е обективно да се
представи действителността. Целта, на която служи докладът, се обуславя
да бъде предназначен само за информация, за информация и анализ, или за
информация , анализ и препоръки.
Докладите са:
?Вътрешни (подготвяни от служители на фирмата), когато
ръководството изисква да се направи обзор на възможностите за
решаване на проблеми, свързани с повишаване ефективността на
дейността на институцията.
?Външни, които са предизвикани с цел проверка и оценка.
Докладите могат да бъдат:
•да бъдат свързани с последователност от събития
•да породят последващи събития
•да започнат нови схеми
•да въвеат нови подходи
•да развият нови методи на действие
•да са резултат от минали събития, които следва да бъдат раследвани
и обяснени.
Подходът при писане на доклади запазва общоприетите писмени
конструкции на въведение, изложение, заключение, приложение:
Въведението започва с познатия проблем и след това внимателно се
насочва към нови моменти
Изложение убеждава читателя във формулирания проблем
Заключението:
•разрешава дискусията и проблема
•включва кратко дискутиране по проблема, което е обект на
изследване и преглед на основни моменти от изложението
•потвърждава засегнатото във въведението
•дава изводи и препоръки.
Кратките доклади, съдържащи до две страници текст, имат за цел да
информират за състоянието на определен проблем, с оглед решаването
му. Те носят името Докладна записка. Подобни, близки по съдържание
документи са Обяснителна записка, Паметна записка.
Докладната записка е широко разпространена във
вътрешнофирмената комуникация. Докладната записка е писмено
съобщение на длъжностно лице до ръководителя на учреждението или
негово структурно звено по определен въпрос, който може да е свързан
с изпълнение на служебни работи и конкретни предложения; с нови
предложения свързани с дейността на институцията. Обяснителната
записка е по – рядко срещана в практиката, използва се, когато трябва
да се изяснят теми, свързани с нарушения, аварийни ситуяции и други.
Отчетът е писмено съобщение за персонално или колективно
извършена работа. Той представя реални факти, които служат на
ръководните и длъжностни лица в институцията за констатации, анализ
на състоянието и вземане на решения с оглед бъдещото й развитие.
Справка е документ, който съдържа описание и потвърждение на
факти и събития. Данните трябва да са точни и проверени.
В практиката се налага да се съставят следните видове отчети и
справки.
Оперативни – анализират работните процедури и планове за
реорганизация, оценка на нови продукти:
•За продажбите – съдържат обема продажби; движение на
продажбите и прогнози
•Финансови – дават изложение за печалбите, баланса, бъдещия
растеж
•Статистичецки – показват значението на цифровите факти
•За напредъка, за прогреса – анализират минали и настоящи
резултати
Констативни – от проверяващите официално или неофициално
компанията.
5
918
160
