Големина на текста:
Всяка система за управление на документи, независимо от нейната сложност,
има набор от характеристики, които трябва да се вземат предвид при
определяне на изискванията към системата
.Програмният пазар предлага много продукти от този клас, както от
чуждестранни, така и от местни производители. Също така има достатъчно
количество материали, които сравняват такива системи помежду си и описват
предимствата на определен продукт пред останалите.
Ефективното внедряване на система за управление на документооборота води
до редица ползи за организацията, които са свързани с:
Дефиниране на ясни и проследими процеси за създаване и одобрение на
документите
Разпределение на отговорностите и задачите в процеса и по-лесна
координация между различните отдели и служители
Структуриране и подобряване качеството и акуратността на информацията и
документите
Осигуряване на бърз достъп до необходимата информация и многократно
подобряване на ефективността на работа
Съхраняване на знанията и опита в организацията
Подобряване качеството на вътрешната комуникация
Създаване на коректни документи към външните контрагенти и подобряване
на качеството на предоставяните услуги
Намаляване на оперативните разходи за създаване и обработка на
документите.
Необходимо е да се реши дали системата може да реши задачите на работния
процес за организация, преди да закупи системата. По време на операция при
неуспешно придобиване може да се окаже, че закупеният продукт не
поддържа разширяване на функционалността, големи количества данни, има
детерминирана логика или проблеми със сигурността и т.н.
Необходимо е да се анализират изискванията и да се преговаря с продавачи /
разработчици, за да се отговори на изискванията.
Добрите изисквания дават много преимущества Лошите изисквания водят до
трудности на проекта и провал. Има няколко важни критерия, чрез които
можем да разберем дали програмата е подходяща за компанията или не.
Функционални изисквания:
-Възможности за възстановяване на системата при аварии и предпазване на базата данни.
- трябва да е в съответствие с действащите нормативни изисквания и да е
лесно адаптируема при промени в законодателството.
- търсене и ползване на документи от архив за минал период от време.
- да има възможност да дублира съобщенията от вътрешно системната поща и по
електронната поща.
- инструментариум за автоматизирано създаване на отчетни документидневници,
описи, протоколи и др.
-трябва да може да регистрира, обработва и съхранява данни за/от всички
видове документивключително хартиени документи, сканирани документи,
неподписани електронни документи, електронни документи, които са подписани с
квалифициран електронен подпис и др. автоматизирано да изгражда връзки между
документи.
- поддържане на различни деловодни технологии: по кореспондентски групи, по
регистри или смесен тип. Да поддържа функционалности загодишно нулиране на
деловодните регистрите и/или кореспондентските групи.
- трябва да осигурява възможност за изпращане на регистрирани документи по
електронна поща с или без задачи.
- да поддържа история на всички хартиени екземпляри на документа.
- да поддържа възможности за обработка на работни документи
регистриране, актуализация, предаване, съгласуване, валидиране, опростено
регистриране като официални след потвърждение от съответен ръководител.
- възможност за настройки по вид на документарегистър за
завеждане, кореспондентска група, процедура за обработка, шаблон/темплейт на
документа и др.
- прикачване на електронни файлове към деловодната регистрация на документа, което
трябва да е обвързано с регистрирания документ.
Архитектурата трябва да осигурява:
- Централизирана структура
- Многослойна архитектура
- Възможност за работа на неограничен брой потребители
Администриране:
- наличност на инструментариум и възможности за настройка на основните си
параметри според потребностите и изискванията
- възможности на управление на системните настройки
- дефиниране на технологични процедури и маршрути
- поддържане на номенклатури
- да се поддържа история на промените
Изисквания към сигурността:
-осигуряване на защита на целостта на данните и средства за защита на
информацията от разрушаване по начин, който гарантира в максимална степен
сигурността на информацията
-осъществяване стриктен контрол върху потребителския достъп, да
предоставя данни и документи на всеки потребител само в рамките на неговите права за
достъп
-динамично управление на потребителския достъп до документи и данни,
автоматично предоставяне и отнемане на достъп до документи
-поддържане на системен журнал с данни за извършени правомерни или
неправомерни действия, осигуряване на справочна информация във вид на
потребителски справки в журнала: за изпълнените действия, период от време, за вид
действие, вид обект
-осъществяване на верификация на въвежданите данни и защита от неправомерна
промяна на записите
-защита чрез блокиране (заключване) на записи, с цел избягване възможността няколко
лица да актуализират един и същи обект (документ,
преписка, задача, кореспондент) в един и същ момент.
Изисквания към потребителския интерфейс:
-добре е програма да има удобен интерфейс, с лесна и опростена навигация, без излишно
усложнени структури и ненужни модули, което би спестило ценно време при работа.
-интерфейсът да бъде уеб-базиран.
-коректна работа със стандартните и най-разпространени интернет браузъри в актуални
към момента версии.
-информацията на екранните форми трябва да е подредена, групирана, лесна и
интуитивна за ползване.
-информацията от падащите менюта и номенклатури трябва да е ясно четима и
разграничима.

Това е само предварителен преглед

За да разгледате всички страници от този документ натиснете тук.

Критерии за избор на програма за документооборот

Всяка система за управление на документи, независимо от нейната сложност, има набор от характеристики, които трябва да се вземат предвид при определяне на изискванията към системата...
Изпратен от:
margo11196
на 2020-05-05
Добавен в:
Реферати
по Бизнес информатика
Статистика:
0 сваляния
виж още
 
 
Онлайн тестове по Бизнес информатика
Тест по интегрирани информационни системи в бизнеса (ERP)
изпитен тест по Бизнес информатика за Студенти от 4 курс
Затворени тест въпроси по предмета - интегрирани информационни системи в бизнеса-ERP. Въпросите са от тест за оценяване през семестъра. Всички въпроси са с един верен отговор.
(Труден)
25
65
1
1 мин
15.08.2012
» виж всички онлайн тестове по бизнес информатика

Критерии за избор на програма за документооборот

Материал № 1374746, от 05 май 2020
Свален: 0 пъти
Прегледан: 1 пъти
Предмет: Бизнес информатика, Икономика
Тип: Реферат
Брой страници: 4
Брой думи: 823
Брой символи: 5,045

Потърси помощ за своята домашна:

Имаш домашна за "Критерии за избор на програма за документооборот"?
Намери бързо решение, с помощтта на потребители на Pomagalo.com:

Намери частен учител

Нина Урумова
преподава по Бизнес информатика
в град Варна
с опит от  15 години
297 79

виж още преподаватели...
Последно видяха материала