Големина на текста:
Тема 1
Работни форми на общуване - оперативка, съвешание,
дискусия . Организиране, провеждане и ефективност.
Работна форма на общуване е деловата среща. По своята същност тя
е събиране на група хора, които разискват и решават текущи или предстоящи
проблеми. Целта на деловата среща е да се стигне до бързо решение, действие
или промяна в конструктивен план. Всява среща трябва да е предварително
планирана, обмислена и водена така, че да бъде ефктивно изпълнена целта за
която е свикана.
Събрания, заседания, съвещания, инструктажи, оперативки, беседи, делови
разговори и разисквания са форми на деловата среща.Те са само част от
всекидневната работа на всяка една организация.
Преди да решим да организираме делова среща трябва да се обмислят
алтернативните възможности. Да се реши дали става дума за дебат или просто
трябва да се даде информация за нещо, в подобен случей не е нужно да бъде
организирана работна среща, а може информацията да бъде изпратена в
писменна форма. Ако се подходи по този начин, вероятно част от деловите
срещи не трябва да се състоят. Те не бива да бъдат провеждани безцелно,
защото всяка среща има цена – времето на голям кръг от хора, разходи,
подготовка.
Деловите срещи имат практическа насоченост и имат за цел да
подпомагат ръководната дейност. Целта им различна – идентифициране,
констатиране или установявъне на нововъзникнал ( или не вече съществуващ)
проблем, решаване на проблем, мотивиране на служителите, инструктаж,
оценяване на дейност, отчитане на проект, планиране на събитие, отбелязване
на юбилей, генериране на идеи, стимулиране на творческата инициатива и
други.
Събранията, съвещанията и заседанията могат да бъдат:
?общи събрания – редовни или извънредни, отчетни или изборни;
?творчески Събрания – с цел стимолиране на творческото мислене и
инициатива при вземане на решенията относно възникнал проблем;
?мозъчна атака – брейнсторм и др.
Съвещанията се организират с близки цели, като идентифициране и
решаване на проблем, презентация, мотивация на персонала и др.
Броят на участниците при този тип срещи е относителна величина, зависеща
от целите и конкретната ситуация. Деловата среща може да бъде с постоянен
(ограничен) брой хора, например когато става дума за заседание на борда на
директорите. Също така може да бъде и с неограничен брой хора (естествено
броиката е предварително фиксирана), например в случаите, когато се
провежда заседание на корпорация с много акционери и представящите ги
лица.
В зависимо от честотата на провеждане заседанията и събранията биват
периодични, непериодични или непланирано възникнали.Най-често се
планират периодични с повторяепост всеки понеделник например.
Продължителността на събранията и заседанията е различна. Едно заседание
може да продължи от 15мин. до няколко часа. Ако продължителността му
надхвърля 90 минути е допустимо да се направи кратка палза, разбирасе ако
разговорът не е напрегнат или се води констроктивна дискусия. Независимо от
1
продължителносста на заседанието се спазват ясни правила за участие,
регламентира се времето за говорене, посочва се редът за вземане на думата.
Най-важни са етапите на организиране, провеждане и ефективносста от
деловата среща.
Подготвителният етап на деловата среща обхваща:
?определяне на служителите, които да подготвят материалите и
осигурят благоприятна среда за правилното и безпроблемно протичане на
срещата;
?оведоменост на участниците в срещата – изготвят се покани
съответстващи на стандартите и даващи информация за точна дата, час и
място на провеждането;
?изготвяне на списък с участниците - Много е важна обратната
връзка за да се знае точния брой на присъстващите;
?много е важна обратната връзка за да се знае точния брой на
присъстващите, особенно ако това са външни лица контрагенти, клиенти,
представители от други фирми. Нужно е организатора да актуализира
базата с данни и да бъде направен списък с данните на присъстващите
включващ имената им, телефони, мейл и др. В случея с въшните лица в
началото на срещата се пуска списък който те попълват с актуални данни
за улесняването на по нататъчни контакти с тях;
?пълномощни – понякога е необходимо предварително да се изготвят.
Формулярите отговарят на правните изисквания като за това отговарят
юристите на предприятието;
?комплектоване на материарите – подготвяне, копиране и
комплектовяне на материалите за участниците в предстоящото заседание,
при нужда включва и предварителното им изпращане чрез
комуникативните канали.
?осигуряване на благоприьятни условия – обхваща резервации на
хотел, координиране дейността на участниците, посрещане и настаняване
на гостите в хотел (ако има такива), предвижване до мястото на
заседанието, осигуряване на кафе, напитки, осигурява се и присъствие на
кетъринг компании;
?организационно-технически дейности – подреждане на помещението,
снабдяване на удобства за осъществяване на делова комуникация (например
преводачи), проверяват се всякакъв вид техника и съоражения в
помещението, набавят се дискове, хартия копия от важни материали,
изготвят се баджове и табели за масата с имената и заеманата длъжност на
участниците. Тези привидно незначителни работе заемат важна роля в
успешната делова среща.
Най-съществената част е провеждането на деловата среща:
2
?дневен ред е ефикасна основа за деловата среща. Фразата „Днеевен
ред” означава „нещата които трябва да се свършат”. Най-добрия
вариант е дневния ред да бъде в писменна форма и да бъде раздаден
на участниците преди срещата. Той трябва:
-да подрежда темите който се обсъждат;
-да прави връзка с минали срещи – за да има приемственост;
-да дава възможност ина други хора да го допълват;
-да посочва докладчика или водеция на срещата;
-да не избюгва „скритите теми”;
-да не пропуска административните проблеми (време и място на
срещата);
Дневния ред балансира срещата. Той осигурява контролирана
дискусия и успешното приключване на работата. След като срещата
вече е започнала е късно да се откриват „организационни пропуски”.
?добрият водещ се направлява срещата, балансира дискусиите и се
стреми целите да бъдат постигноти ефикасно и без губене на време.
По време на дискусията той се стреми да изчиства ненужните детайли
и да концентрира участниците върху темата;
?по време на срещата стой задължението да се осигури добър
портоколист(най-добре професионален стенограф) възможно е освен
стенограма да се извършва видео или аудио записване;
Заключителен етап на деловата среща:
?изготвяне на протокол – това не е само сваляне на текс от компютъра,
то е работа на компетентни служители на фирмата, като следят да не
се допускат пропуски и грешки в изработването;
?подписване на протокола от упълномощените лица – водещ,
секретари, преброители, може и от участниците. Протокола
задължително се съхранява в организацията;
?изготвяне на други документи – много често на такива събрания се
гласуват документи като устав, меморандум, резолюция,
предложения, декларации и други;
?съхраняване на документите – заседанията и събранията не
приключват с закриването им. В сяка една организация документите
се съхраняват в архивите. Съхраняванети се извършва както на
хартиен така и на магнитен носител;
?организационно-техническа дейност – при наемането на заседателна
зала или преустройване на такава в фирмата, след приключване на
заседанието е нужно да се върне наетата техника, а обзавеждането и
интериора да изглежда така, както е бил;
?отчитане резултатите от проведената среща – разходи, полезност на
срещата, положителни и отрицателни страни, ефективност на
изпълнението на целите и взетите решения.
3

Това е само предварителен преглед

За да разгледате всички страници от този документ натиснете тук.

Работни форми на общуване

Работна форма на общуване е деловата среща. По своята същност тя е събиране на група хора, които разискват и решават текущи или предстоящи проблеми. Целта на деловата среща е да се стигне до бързо решение, действие или промяна в конструктивен план....
Изпратен от:
miroslava koleva
на 2010-10-09
Добавен в:
Доклади
по Човекът и обществото
Статистика:
44 сваляния
виж още
Изтегли
 
 
Онлайн тестове по Човекът и обществото
Тест по човекът и обществото за 4-ти клас
междинен тест по Човекът и обществото за Ученици от 4 клас
Тест по "Човекът и обществото" за учениците от 4-ти клас, проверяващ знанията им по предмета. Всички въпроси имат само един верен отговор.
(Лесен)
18
288
1
1 мин
13.02.2013
Тест по Човекът и обществото за 3-ти клас
междинен тест по Човекът и обществото за Ученици от 3 клас
Тестът е по предмет "Човек и общество" за 3-ти клас и включва 18 въпроса, свързани с историята на България. Подходящ за учебното съдържание за учебника за трети клас. Всеки въпрос има само един верен отговор.
(Лесен)
18
216
6
05.07.2013
» виж всички онлайн тестове по човекът и обществото

Работни форми на общуване

Материал № 554040, от 09 окт 2010
Свален: 44 пъти
Прегледан: 107 пъти
Предмет: Човекът и обществото
Тип: Доклад
Брой страници: 6
Брой думи: 1,978
Брой символи: 12,652

Потърси помощ за своята домашна:

Имаш домашна за "Работни форми на общуване"?
Намери бързо решение, с помощтта на потребители на Pomagalo.com:

Намери частен учител

Аксиния Човалинова
преподава по Човекът и обществото
в град София
с опит от  28 години
65

Николина Андреева
преподава по
в град София
с опит от  8 години
155 7

виж още преподаватели...
Последно видяха материала